Como ya comentábamos en nuestro post anterior, esta situación de cuarentena derivada de la crisis sanitaria causada por el Covid-19 ha llevado a muchas empresas a verde obligadas a trabajar en remoto, o lo que es lo mismo: a practicar el teletrabajo. A pesar de que esta modalidad está muy extendida por Europa y tiene sus ventajas, que muchos CEOs y directivos defienden fervientemente, es cierto que España no tiene una gran tradición al respecto y que a muchos empresarios les ha pillado “de sopetón”.
Para todos aquellos que todavía están llevándose las manos a la cabeza con el panorama, os traemos algunas soluciones básicas pero efectivas. Os presentamos hoy las principales herramientas para el teletrabajo.
Herramientas gratuitas para la comunicación interna de la empresa y sus departamentos
La comunicación interdepartamental es imprescindible de cara al buen funcionamiento de la empresa. En una situación de trabajo presencial es habitual que se den reuniones diarias para organizar las tareas. Todos conocemos el teléfono como medio de comunicación “de viva voz” y en directo, pero las llamadas a varias bandas son engorrosas.
Os traemos algunas alternativas de herramientas de teletrabajo:
Videollamadas:
SKYPE
Skype es una conocida herramienta para videoconferencias. Permite llamadas individuales tanto como grupales. Es perfecta para reuniones de empresa, pero también para reuniones con clientes ya que permite usar vídeo o no, incluye opción de chat, compartir pantalla, enviar archivos adjuntos, así como la posibilidad de crear llamadas grupales de hasta 50 personas.
Esta herramienta incluye planes de pago, pero también gratuitos.
Su principal desventaja es que es tan usada que puede saturarse. Además, tiene un alto índice de actualizaciones, por lo que tendrás que prever si tienes una reunión por si estás en ese punto y no puedes llegar puntual porque está todavía en proceso de reajuste.
ZOOM
Esta herramienta tiene la similitud con Skype de que puedes hacer vídeollamadas, pero te da la oportunidad de programar las reuniones y que se active la comunicación de forma totalmente automática. Simplemente, programas la reunión y tus clientes o empleados tiene que entrar con el link que tú les comportes a través de WhatsApp (por ejemplo). De este modo, puedes clickar y ponerte una recordatorio en el móvil de que tienes la reunión y Zoom hará el resto.
Monitorizar tiempos de trabajo:
TOGGL
Toggl es una de las herramientas de teletrabajo más útil para saber cuánto tiempo estás dedicando para cada tarea. Al instalarla en el ordenador, puedes ver su acceso directo y clickar en él para que te aparezca la ventana en la que empezar a contabilizar los minutos. Una vez iniciado el tiempo, puedes añadir una descripción y asignarle el proyecto en el que estás trabajando.
La principal desventaja es que tienes que configurar los proyectos en la web y darle acceso a todas las personas que trabajan en él. Otra desventaja importante es que únicamente tienes acceso a 5 perfiles gratuitos, por lo que tendrás que comprar la expansión si quieres que más personas lo utilicen.
CLOCKIFY
Esta herramienta es muy similar a Toggl. Es más simple, pero su función es básicamente la misma. Tiene una apariencia similar, pero al clickar te llevará a otra ventana en la que tendrás que imputar el proyecto, así como su descripción.
Clockify suele dar más problemas que Toggl puesto que su entrada y salida de ventanas puede hacer que no contabilice bien el tiempo en algunos momentos, pero es totalmente gratuita. Otra desventaja que presenta es que la búsqueda de trabajos en su interfaz es mucho más rudimentaria que Toggl. No te permite cerrar las pestañas por días, por lo que tendrás que ver sí o sí el listado de todos los trabajos y una vez clickes en uno y vuelvas hacia atrás, volverás al principio del listado.
Compartir archivos y contenido:
DRIVE
Es la nube que tiene integrada Google al crear una cuenta de Gmail. Cuenta con 15Gb de espacio para poder crear documentos o subir algún tipo de contenido que tengas en el ordenador y que quieras compartir. Puedes arrastrar el archivo a su escritorio y, una vez cargado, compartirlo de manera sencilla. Precisamente, sus 15Gb suele ser su mayor problema porque, aunque parezca una gran cantidad de espacio, suele quedarse pequeño y tienes que optar por la opción de pago para comprar mayor almacenamiento.
DROPBOX
Competencia directa de Google Drive. Tiene las mismas funcionalidades, salvo por el hecho que su versión gratuita tiene un límite de 2Gb. Existen otras opciones de pago como la Pro que te permite tener 1Tb de capacidad y la empresarial, que te permite hasta 5Tb. Dropbox sincroniza con todos los ordenadores que tengan instalada la cuenta, por lo que es más sencillo compartir los archivos, pero su límite de capacidad en su versión gratuita es el mayor inconveniente.
TRELLO
Sirve para asignar y compartir tareas entre los diferentes trabajadores de la empresa. Mediante una serie de comentarios, puedes añadir nuevos trabajos o actualizaciones de los avances que se hagan en los diferentes proyectos y asignarlos por personas. Es muy útil para tener una visión general de todo lo que se tiene que hacer y en qué punto se encuentra cada uno si se precisa de sus acciones para avanzar en algo. Puedes crear diferentes tableros por departamentos para que sea más fácil de ordenar. Trello no permite compartir nada más, por lo que su uso es bastante limitado, pero su función como una de las herramientas de teletrabajo, la cumple.
Estar en contacto y mantener conversaciones:
Es la aplicación más famosa de mensajería instantánea actualmente. Tiene un uso del más del 98% de los usuarios y está en el día a día de la sociedad. Precisamente que sea tan común es su principal desventaja porque es muy difícil tener una cuenta exclusiva para el trabajo. WhatsApp no permite compartir documentos o archivos de más de 64Mb, por lo que restringe mucho su uso.
Existe la opción de WhatsApp Web para poder conectarte a tus conversaciones desde el ordenador. Seleccionando esta opción, escaneas el código QR y se abrirá en tu pantalla como te aparece en el móvil.
Otra herramienta de mensajería instantánea con la diferencia respecto a WhatsApp de que puedes unirte a grupos de conversación sin necesidad de dar tu número de teléfono. Permite hacer grupos de conversación mucho más grandes y puedes unirte a canales de noticias para estar informado sobre tu sector.
Tiene el mismo problema que WhatsApp a la hora de compartir archivos, pero también puedes conectarte a Telegram a través de tu ordenador para poder trabajar sin utilizar el móvil.
SLACK
La menos conocidas de las tres respecto a mensajería instantánea, pero puede que sea la que más funcionalidades presenta. Está diseñada para organizarse por grupos de trabajo y temáticas y se puede conectar con Dropbox, Google Drive o Trello, entre otras. Slack tiene un registro gratuito, pero si quieres utilizarla con total libertad, tendrás que contratar su versión de pago. Es posible que de las tres herramientas de teletrabajo de mensajería instatánea, sea la más profesional.
Aquí están todas las herramientas de teletrabajo que utilizamos en Innobing en nuestro día a día y que nos ayudan a ello. ¿Cuáles utilizas tú en tu empresa? ¿Las conocías todas? ¿Vas a empezar a incorporarlas en tu empresa para poder hacer una jornada laboral más eficiente?
